Şirketlerin kalıcı olması için geleceği görerek değişmeleri ve bu değişimleri sistematik şekilde yönetmeleri günümüz şartlarında bir koşul haline gelmiştir. Bu nedenle değişimi iyi yönetemeyenler, kendilerini değiştirilmiş olarak bulurlar ya da yok olurlar.

Değişim yönetimi, kurum kültürünün değişen dünyayla uyumlu hale gelmesini sağlayarak, sürdürülebilir bir değer yaratmak yolundaki en büyük adımdır. Günümüzde geleceği görebilen, buna kendini hazırlayan ve değişime ayak uyduran kuruluşlar hayatta kalmaktadır.

Değişiklik ihtiyacı pek çok sebepten doğabilir; örneğin misyon değişimleri, strateji değişimleri, uygunluk şartları değişimi, üretim hatlarının bir sahadan diğerine taşınması, uygun olmayan çıktıların iyileştirilmesi için prosesin değiştirilmesi, yeni bilgi ve iletişim teknolojisi kullanılması, dış kaynak kullanımı, ürün kalitesini etkileyen hammadde değişimleri, sürecin tamamen veya büyük ölçüde değiştirilmesi, organizasyonel yapıdaki kritik ve köklü değişiklikler, şirket yapısı değişiklileri-şirket evlilikleri gibi.

Değişiklik ihtiyacını tespit etmek ve yönetmek genel olarak şirket üst yönetimi ve süreç sahiplerindedir. Tespit edilen değişikliğin iyi yönetilmesi ise kaliteyi ve memnun müşteriyi beraberinde getirecektir. Yaygın bir yönetim modeli olarak kullanılan EFQM Mükemmellik Modelinde Değişimin Yönetilmesi bir beklenti olarak yer almakta ve mükemmel kuruluşların değişimlerini sistematik bir şekilde yönetmesi beklenmektedir. Yeni revizyonla birlikte ISO 9001: 2015 standardında da Değişim Yönetimi ayrı bir madde olarak tanımlanmıştır: “6.3 Değişikliğin Planlanması”.

Bu madde, kuruluşun Kalite Yönetim Sisteminde değişiklik yapılması ihtiyacını belirleyerek, öngörülen herhangi bir değişikliğin kontrollü bir şekilde planlanması ve uygulanmasını sağlamak amacıyla yönetilmesini beklemektedir. Değişikliğin planlı şekilde yapılmasının amacı, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünü ve organizasyonun değişim sırasında uygun ürün ve hizmetleri sağlamaya devam etme kabiliyetini korumaktır. Standart ilk yayınladığı tarih olan 1987’den bu yana müşteri odaklı yaklaşımını sürdürmekte ve müşterinin alacağı hizmet ve ürünün başına zeval gelmemesini istemektedir.

Değişiklik yönetiminde (6.3) beklenti; ürün/ hizmet gerçekleştirme sırasındaki değişikliklerin (8.5.6) yönetiminden daha öte bir kavramdır, Değişimin Yönetimidir.

Değişim Yönetimi, iş sonuçlarında önemli farklılıklar yaratacak girişimleri bir proje gibi yöneterek değişimin sonuçlarını ve süreçlere olan etkilerini tasarlayarak, uygulama sanatıdır. Bir değişikliği doğru bir şekilde planlamak, uygun olmayan çıktıların azaltılması, yeniden işleme, iptal gibi olumsuz sonuçlardan kaçınmaya yardımcı olur.

Değişim yönetiminde, gerekli planlama ve faaliyetlerin seviyesi, kuruluşun büyüklüğü, süreçlerin karmaşıklığı ve değişimin potansiyel sonuçlarına bağlı olarak değişebilmekle birlikte genel olarak aşağıdaki 7 adımın uygulanması faydalı olacaktır:

  1. Değişim İhtiyacının ve Amacının Belirlenmesi
  2. Değişim Planının yetki ve sorumluluklar, zaman, finansal ve diğer kaynakları içerecek şekilde Hazırlanması
  3. İletişim Planının kurum içindeki ilgili kişiler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer tarafları da dikkate alarak Hazırlanması
  4. Risk/Fırsat Yönetimi yaklaşımı ile Değişimin Sonuçlarının ve Etkilerinin Planlanması (kalite yönetim sistemi, insan kaynağı, altyapı, ilgili taraflar vb.)
  5. Değişim süreci ve sonrası için ihtiyaç duyulan yetkinliklerin, Organizasyonel Değişikliklerin Planlanması
  6. Değişikliğin Uygulanması
  7. Gerçekleşen Değişikliğin planlanan şekilde yürütüldüğünün Kontrolünün Sağlanması ve Etkinliğinin Değerlendirilmesi (Bu adım değişikliğin uygulanma adımlarında da ayrıca yapılmalıdır.)

Kuruluşlarda yaşanan her bir değişim süreci, pek çok öğrenilmiş dersi de içermektedir. 6.3 Değişikliğin Planlanması maddesi herhangi bir dokümante edilmiş bilgi ihtiyacı içermese de, değişimin başından sonuna kadar ilgili kayıtların kurumsal hafızaya girmesi şirket için yararlı olacaktır.

Değişiklik planlandığı şekilde tamamlandıktan sonra etkinliğini görmek için mutlaka izlenmelidir. Ayrıca değişim sonrası faaliyetler tekrarlanıyorsa, yani artık kuruluşun bir prosesi haline gelmişse “süreç” olarak tasarlanması önemlidir.

ISO 9001:2015 Standardının;

8.1 Operasyonel Kontrol maddesi; kuruluşların planlı değişikliklerini kontrol etmesini, değişikliklerin sonuçlarını gözden geçirmesini ve gerekirse olumsuz etkilerini azaltması için önlem almasını beklemektedir.

8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü maddesi ise ürün/hizmet sunumunda, gerekliliklere uygunluğu etkileyen değişikliklerle ilgilenmektedir. Kuruluş, bu değişiklikleri kontrol ederek ve alınan önlemleri ve bu önlemlerin 8.5.1‘e uygun olarak uygulanan kontrolleri nasıl etkilediğini göz önüne alarak, ürün/hizmet sunumunun bütünlüğünün korunmasını sağlamalıdır. Bazı durumlarda, değişikliğin uygulanmasının sonuçları, tasarım ve geliştirme faaliyetlerine bir girdi olabilir. (bkz. ISO 9001: 2015 8.3.1 ve 8.3.6).

Değişim ve Değişikliklerin yönetimine ilişkin standartta geçen maddeler aşağıdaki tabloda verilmiştir.
Unutmayalım ki, Değişikliğe karşı savunma geliştiren değil, değişikliği fırsata dönüştüren firmaların yıldızı parlamaktadır. Değişimin, insan faktörü dahil tüm risklerinin belirlenerek yönetilmesi, planlanan sonuçlara erişimi garantiye alacaktır.

STANDARTTA DEĞİŞİM VE DEĞİŞİKLİK YÖNETİMİNİN DİREKT VE DOLAYLI OLARAK GEÇTİĞİ MADDELER

 

Kaynak:
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı (Türkçe ve İngilizce)
ISO/TC 176/SC2/N1287